La Belgique ouvre la voie au recommandé électronique.

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A l’initiative du vice-premier ministre De Croo en charge de l’agenda numérique, la chambre des représentants a adopté le nouveau cadre juridique ouvrant la voie au recommandé envoyé par voie électronique. Il s’agit de la première partie du ‘Digital Act’.

Le Digital Act est le nom donné à une série de projets de loi qui adaptent une législation devenue obsolète afin de booster la transformation numérique des pouvoirs publics et de l’économie.

L’objectif est véritablement de mettre sur un pied d’équivalence le papier électronique. “L’équivalence entre le format papier et le format numérique va représenter une révolution dans le développement de l’économie numérique dans notre pays. Pensons aux 33 millions d’envois recommandés qui pourront bientôt se faire de manière électronique ou aux kilomètres d’archives papier qui pourront être numérisées. La numérisation de tous ces documents augmente la convivialité, finies par exemple les lourdeurs administratives qui accompagnent aujourd’hui les envois recommandés. L’équivalence entre le papier et le numérique de gagner en efficacité. Pour les entreprises et les pouvoirs publics, cela représente une sérieuse économie”, a déclaré le ministre De Croo.

La nouvelle loi confère aux services et aux documents électroniques la même valeur juridique qu’à leur équivalent papier ou physique et ouvre la voie à l’utilisation de plusieurs « services de confiance  électroniques» : l’envoi recommandé électronique, l’archivage électronique, le cachet électronique, la signature électronique, l’horodatage électronique et l’authentification de sites web. Aujourd’hui en effet, trop d’incertitude entoure la sécurité et la reconnaissance juridique de services et de documents électroniques, ce qui fait obstacle à leur utilisation dans la pratique.

Le projet met aussi en œuvre le règlement européen 910/2014 sur l’identification électronique et les services de confiance. La Belgique est le premier pays de l’UE à mettre en œuvre le règlement européen.

Archivage électronique

Grâce à l’équivalence juridique créée entre les documents papier et électroniques, les entreprises et les pouvoirs publics pourront faire de l’archivage électronique, même s’ils ont une obligation légale d’archivage.

Aujourd’hui, les établissements de crédit, les compagnies d’assurance, le notariat, les commerçants, les comptables, les employeurs, les secrétariats sociaux, les sociétés, etc. sont soumis à une obligation légale d’archivage.

L’archivage électronique accroît l’efficacité des pouvoirs publics et des entreprises et leur permet d’économiser des coûts. La version la plus récente d’un document est toujours facilement accessible, moins d’espace d’archivage est nécessaire et on peut faire des économies sur l’envoi physique de documents. Les kilomètres carrés d’espace d’archivage ainsi libérés peuvent être affectés à une autre utilisation.

Exemple : les études sur le sujet ont estimé que les quelque 9 km d’archives linéaires papier de la Sécurité sociale enregistrées sur une surface de 1000 mètres carrés représentent un coût de plus de 5 millions d’euros sur 10 ans. Les économies induites par la libération d’espace d’archivage peuvent être calculées sur la base de la location d’espace de stockage et des autres coûts annexes.

Envoi recommandé électronique

Lorsque la loi requiert un envoi recommandé, celui-ci pourra dorénavant se faire de façon électronique, sans que cela ne soit pour autant une obligation.

La possibilité d’un envoi recommandé électronique hybride est également prévue : un courrier est envoyé sous forme électronique ; le destinataire le reçoit en format papier via une matérialisation par un opérateur postal.

En 2015, quelque 33 millions d’envois recommandés ont été envoyés. Grâce à ce projet de loi et dès que des prestataires seront présents sur le marché, ces envois pourront se faire de manière électronique.

Cachet électronique

Ce nouveau service de confiance certifie le lien entre les données électroniques cachetées et une personne morale. C’est une sorte de cachet électronique sécurisé pour les personnes morales, qui fait office de preuve qu’un document électronique a été délivré par une personne morale.

Le cachet électronique permettra d’aussi identifier les entreprises de manière électronique et permettra la signature au nom de la société. La nouvelle loi assimile le cachet électronique qualifié à une signature manuscrite de la personne physique qui représente la personne morale.

Signature électronique

Il existe déjà un cadre juridique pour la signature électronique et il a en grande partie été repris dans le projet de loi. Ainsi, la loi prévoit déjà maintenant qu’une signature électronique qualifiée, par exemple à l’aide de l’eID, est assimilée à une signature manuscrite. Grâce au règlement européen, la signature électronique qualifiée est désormais interopérable d’un État membre à l’autre.

Authentification de sites internet

Actuellement, les utilisateurs n’ont pas la possibilité d’établir de manière simple l’authenticité du lien entre un site internet et le responsable de celui-ci. De ce fait, bon nombre de dénominations commerciales sont victimes de phishing : des personnes peu scrupuleuses créent de faux sites internet pour se faire passer pour une firme ou une personne morale et tentent de soutirer aux internautes des données sensibles ou des sommes d’argent, par exemple dans le secteur bancaire ou dans le secteur de la location de maisons de vacances. Le service d’authentification prévu permet aux personnes qui consultent un site internet de vérifier, via un certificat, à qui appartient ce site.

Mise en œuvre du règlement européen

Le projet met en œuvre le règlement européen 910/2014 sur l’identification électronique et les services de confiance. Ce règlement contient de nouvelles dispositions que devront respecter les prestataires de services de confiance. Une distinction est établie entre les services qualifiés et non  qualifiés. Les prestataires de services qualifiés doivent se soumettre à un contrôle préalable pour obtenir le label de confiance de l’UE et figurent sur une liste de confiance nationale. En Belgique, ce contrôle sera effectué par le SPF Économie. Lors de ce contrôle, les qualifications du personnel de ces prestataires, la sécurité technique de leurs systèmes et les garanties dans le domaine de la continuité du service seront notamment examinées.

Celui qui opte pour un service qualifié, pour la conservation d’un document ou pour l’envoi d’un courrier recommandé, ne devra jamais prouver qu’il s’agit bien du document original ou que le courrier a bel et bien été envoyé à la personne qui devait le recevoir.

En revanche, les services non qualifiés peuvent être fournis sans contrôle préalable, mais ne bénéficient pas de la même présomption d’intégrité et de conformité en cas de contestation devant un tribunal. Ils ne peuvent pas être refusés comme preuve devant les tribunaux simplement parce qu’ils sont en format électronique ou parce qu’ils ne satisfont pas aux exigences d’un service de confiance qualifié.

Le projet complète aussi le règlement en fournissant un cadre juridique complet et cohérent pour l’archivage électronique qui n’est pas régi par le règlement européen. Il est pourtant nécessaire pour convertir intégralement des processus physiques en processus électroniques.

Enfin, le projet ne s’applique pas s’il existe un cadre juridique spécifique qui confère valeur probante à un service de confiance donné ou régit de manière spécifique comment ce service doit  être fourni dans un environnement électronique. C’est par exemple le cas pour la facturation électronique ou pour la conservation de documents de la Sécurité sociale. Dans ce cas, le projet ne modifie en rien la législation actuelle.

Entrée en vigueur

Le but est que le projet de loi entre en vigueur au plus vite. Le moment auquel plusieurs services de confiance seront effectivement disponibles dépendra en partie de l’élaboration de normes européennes pour les services qualifiés et du développement de l’offre de services de confiance sur le marché.

(Source : Services du ministre De Croo)

Droit & Technologies

Annexes

Texte adopté par la Chambre

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