À moins d’un an de l’entrée en vigueur du GDPR, il est crucial pour les entreprises de se préparer efficacement. La première étape consiste à créer une task force dédiée à la protection des données. Pour s’informer, le site GDPR-expert est une ressource précieuse, offrant accès aux textes réglementaires et à des analyses détaillées pour chaque article. La CNIL propose une méthodologie en six étapes pour faciliter cette transition. La désignation d’un délégué à la protection des données constitue une première action essentielle, permettant d’organiser la gouvernance interne. Ensuite, il est indispensable de cartographier les traitements de données personnelles pour évaluer leur impact. Cette cartographie servira de base pour prioriser les actions nécessaires en fonction des risques identifiés. La gestion des risques est également cruciale, surtout pour les traitements susceptibles d’impacter gravement les droits des individus, nécessitant une analyse d’impact. Parallèlement, l’organisation des processus internes doit garantir la protection des données à chaque étape de leur traitement, des failles de sécurité à la gestion des demandes des utilisateurs. Enfin, la documentation est primordiale pour prouver la conformité. Les entreprises doivent établir un suivi rigoureux de leurs actions et actualiser régulièrement leurs documents. En suivant ces étapes, elles seront mieux armées pour respecter le GDPR et protéger les données personnelles de leurs clients.
Il reste à peine une grosse année avant l’entrée en vigueur du GDPR. Autant dire qu’il est grand temps de s’y mettre. Les entreprises qui n’ont pas encore constitué une task force sur ce sujet seraient bien avisées de mettre les bouchées doubles pendant les mois qui viennent.
Si vous n’avez pas encore toutes les informations pertinentes, commencez par consulter le site de référence GDPR-expert sur lequel vous pourrez, pour chaque article du nouveau règlement, consulter :
- le texte du Règlement ;
- le texte correspondant de (l’ancienne) Directive ;
- le texte correspondant de la loi française ;
- le texte correspondant de la loi belge ;
- le(s) considérant(s) pertinents du règlement ;
- les versions intermédiaires du règlement.
En outre, pour chaque article du Règlement, vous aurez accès à trois analyses :
- D’où vient-on ? ;
- Où va-t-on ? ;
- Problèmes probables ?
Ceci fait, vous comprendrez mieux la méthodologie en 6 étapes proposée par la CNIL.
Étape 1 : Désigner un pilote
Pour piloter la gouvernance des données personnelles de votre structure, vous aurez besoin d’un véritable chef d’orchestre qui exercera une mission d’information, de conseil et de contrôle en interne : le délégué à la protection des données. En attendant 2018, vous pouvez d’ores et déjà désigner un « correspondant informatique et libertés », qui vous donnera un temps d’avance et vous permettra d’organiser les actions à mener.
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Étape 2 : Cartographier vos traitements de données personnelles
Pour mesurer concrètement l’impact du règlement européen sur la protection des données que vous traitez, commencez par recenser de façon précise vos traitements de données personnelles. L’élaboration d’un registre des traitements vous permet de faire le point.
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Étape 3 : Prioriser les actions à mener
Sur la base de votre registre, identifiez les actions à mener pour vous conformer aux obligations actuelles et à venir. Priorisez ces actions au regard des risques que font peser vos traitements sur les droits et les libertés des personnes concernées.
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Étape 4 : Gérer les risques
Si vous avez identifié des traitements de données personnelles susceptibles d’engendrer des risques élevés pour les droits et libertés des personnes concernées, vous devrez mener, pour chacun de ces traitements, une analyse d’impact sur la protection des données (PIA).
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Étape 5 : Organiser les processus internes
Pour assurer un haut niveau de protection des données personnelles en permanence, mettez en place des procédures internes qui garantissent la prise en compte de la protection des données à tout moment, en prenant en compte l’ensemble des événements qui peuvent survenir au cours de la vie d’un traitement (ex : faille de sécurité, gestion des demande de rectification ou d’accès, modification des données collectées, changement de prestataire).
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Étape 6 : Documenter la conformité
Pour prouver votre conformité au règlement, vous devez constituer et regrouper la documentation nécessaire. Les actions et documents réalisés à chaque étape doivent être réexaminés et actualisés régulièrement pour assurer une protection des données en continu.
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